Declaratiefraude door een werknemer: hoe onderzoekt u dat?

Declaratiefraude kan variëren van onjuiste kilometers tot fictieve kosten of gemanipuleerde bonnen. De eerste stap is niet observeren, maar begrijpen waar de declaratie afwijkt van de werkelijkheid.

Bouw eerst een feitenmatrix

• Welke declaraties wijken af?
• Welke bewijsstukken ontbreken of conflicteren?
• Welke regels golden op dat moment?
• Is het patroon incidenteel of structureel?
• Zijn dezelfde afwijkingen bij anderen zichtbaar?

Daarmee wordt duidelijk of sprake kan zijn van een individuele gedraging, een onduidelijke regeling of een breder controleprobleem.

Digitale en administratieve sporen

Declaraties laten vaak meerdere controleerbare sporen na: boekingen, agenda's, ritgegevens, opdrachten, betaalgegevens en autorisaties. Welke gegevens mogen worden gebruikt en hoe, moet per situatie worden beoordeeld.

Confronteren op het juiste moment

Een gesprek met de medewerker kan belangrijk zijn, maar de timing en voorbereiding zijn essentieel. Een verklaring moet kunnen worden getoetst aan de reeds vastgestelde feiten.

Veelgestelde vragen

Is een foutieve declaratie meteen fraude?

Nee. Voor fraude is opzet relevant; een vergissing of onduidelijke regeling kan iets anders zijn. Onderzoek moet dat onderscheid serieus nemen.

Kan observatie nodig zijn bij declaratiefraude?

Soms kan aanvullend onderzoek relevant zijn, maar vaak ligt de eerste winst in administratieve en digitale analyse.